ВІДПОВІДАЛЬНЕ ЗБЕРІГАННЯ. Таємниці Київського державного нотаріального архіву
Нотаріат України, № 4 (35) 2019
Київський державний нотаріальний архів (КДНА) знаходиться у м. Київ за адресою пр-т Повітрофлотський, 76-Г.
Держархів – надважливий об’єкт юстиції, адже сюди передаються всі справи державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів у разі припинення нотаріальної діяльності.
У столиці працюють 15 держнотконтор та близько 1500 приватних нотаріусів, тому навантаження на КДНА колосальне.
Редакція журналу «Нотаріат України» завітала до Київського держнотархіву, поспілкувалася з його працівниками та переконалася, що наразі він є комфортним та надійним місцем для зберігання документів. Нам пощастило потрапити у приміщення, закриті від пересічних відвідувачів, доторкнутися до старовинних документів та дізнатися таємниці роботи КДНА.
ЛІДІЯ ГУЛЬ: «ПРАЦЮЄМО АКТИВНО ТА ЗЛАГОДЖЕНО!»
На посаді завідувача Київського державного нотаріального архіву з 12 листопада 2018 працює Лідія Гуль, за плечима якої десять років досвіду роботи державним нотаріусом Шостої Київської державної нотаріальної контори. Лідія зразково виконує свої посадові обов’язки та має беззаперечний авторитет серед нотаріусів, адже змогла успішно налагодити роботу КДНА.
– Лідіє, як розпочинається робочий день у Київському державному нотаріальному архіві?
– Кожного ранку ми майже усім колективом зустрічаємось по дорозі на роботу, п’ємо каву та спілкуємося про особисте. А на роботі відразу «включаємось» в робочий процес. Обов’язки між консультантами, діловодами та архіваріусами чітко розподілені, кожен має свій об’єм роботи, за який він відповідає, і я завжди знаю, «з кого спитати». У кожного є день, коли він веде прийом громадян. Працюємо активно та злагоджено!
– Як часто до архіву звертаються відвідувачі? Чи доводиться Вам особисто з ними спілкуватися? В цьому контексті, мабуть, допомагає Ваш досвід роботи в держнотконторі?
– Прийом громадян у нас ведеться щодня. Для приватних нотаріусів виділено три дні на тиждень, але ми завжди з радістю приймаємо в будь-який день. Майже з кожним громадянином та нотаріусом я спілкуюсь особисто. Досвід роботи в державній конторі мені, звичайно, допомагає, адже у нотаріусів дуже багато питань виникає по спадкових справах.
– Які проблеми виникають в роботі архіву?
– На сьогоднішній день, як на мене, основною проблемою в Київському державному нотаріальному архіві є брак вільного місця. Ми по максимуму звільнили кабінети, де розставили стелажі, також відсортували документи, які підлягають знищенню згідно з термінами зберігання, але вільного місця все одно залишилось приблизно 20% від усієї площі. Окрім цього, проблемних питань немає, Головне територіальне управління юстиції забезпечує нас всім необхідним. Наприклад, наприкінці минулого року в архіві встановлено термінал для зручності оплати послуг.
– Розкажіть, як відбувається утилізація архівних документів?
– На практиці все відбувається так: нотаріус відсортовує все те, що можна знищити відповідно до номенклатури справ, яка ведеться приватним нотаріусом або державною нотаріальною конторою. Після цього складає відповідний акт з номером і датою.
Ми оглядаємо всі документи і надаємо відповідну Інформаційну довідку про огляд документів. Далі готуємо протокол для розгляду Експертною комісією ГТУЮ у м. Києві і чекаємо, поки цей протокол буде підписаний головою, секретарем, погоджений всіма членами комісії і затверджений начальником ГТУЮ.
Після вирішення всіх «паперових питань» у нотаріуса є можливість двома способами утилізувати свої документи. Він або здає їх на переробку за приймально-здавальною накладною, або знищує шляхом спалення.
Можу сказати, що на практиці більше нотаріусів утилізують документи шляхом спалення. Адже, хоча й термін минув, в документах залишається інформація про осіб, які вчиняли ту чи іншу нотаріальну дію. Тому спалити – все ж надійніше.
– Часто надаєте нотаріусам рекомендації для роботи з архівом?
– Наші рекомендації носять більше консультативний характер. Я вже неодноразово читала лекції з питань правил ведення нотаріального діловодства та формування архівних справ та документів. А консультації ми надаємо майже цілодобово. Мій мобільний номер телефону є у всіх і я намагаюсь завжди бути на зв’язку.
– А з відділенням НПУ в м. Києві співпрацюєте?
– Так, звичайно, НПУ завжди і в усьому поруч з нами. Відділення пропонує свою допомогу і підтримку. Спільними зусиллями відділення НПУ та ГТУЮ було створено електронний запис до нотаріального архіву, надано два комп’ютери для користування при формуванні нотаріусами фондових описів. Взагалі, нотаріуси міста Києва нам часто роблять приємні сюрпризи – то папір принесуть, то канцтовари. Хвилюються за нас.
На сьогоднішній день співпраця відділення НПУ та архіву – на найвищому рівні. Наталія Козаєва завжди з нами на зв’язку готова надати будь-яку допомогу.
Ми, в свою чергу, намагаємось полегшити життя нотаріусів, консультуємо щодо правильності складання фондових описів, заповнення номенклатур, підготовки документів до знищення, приймаємо на відповідальне зберігання документи нотаріусів, які припинили нотаріальну діяльність.
– Яка Ваша думка про перспективи запровадження електронного нотаріального архіву в рамках Е-нотаріату?
– Звичайно, запровадження електронного нотаріального архіву надзвичайно актуальне. Знаю одного нотаріуса, у якого всі його документи з першої нотаріальної дії зберігаються а електронному вигляді. Це зручно всім. І коли нам довелося видавати дублікат посвідченого цим нотаріусом договору на двадцяти п’яти аркушах, це врятувало нашого консультанта від набору всього документу вручну. Але основне в електронному нотаріаті – це безпека і захист від кіберзлочинності.
– Лідіє, Ви стали переможцем конкурсу НПУ «Кращий нотаріус» 2019 року в номінації «Майбутнє нотаріату». На Вашу думку, яким є майбутнє нотаріату України?
– Так, я зайняла друге місце, і для мене це висока оцінка моєї роботи, оскільки на той час я лише десять місяців очолювала держнотархів. Щодо перспектив реформування нотаріату України можу сказати, що підтримую ідею запровадження електронного нотаріату, але з обов’язковим одночасним створенням гіперпотужного механізму його захисту. Також вважаю критично необхідним підняття заробітної плати для державних нотаріусів та консультантів, оскільки те навантаження, які ми отримуємо, оцінюється, на жаль, дуже дешево.
– Що би хотілося реалізувати для розвитку Київського держнотархіву?
– Мрію про нове приміщення із сучасним обладнанням та деякого розширення штатного розпису. Нашій команді лише один рік – все найкраще у нас ще попереду!
Спілкувалася Юлія Шешуряк
Фото: Павло Паригін
